项目验收时最容易被忽略的一项是备件。设备坏一次两次不要紧，要紧的是坏了之后要等多久才恢复：进口件到货两周，国产定制件一个月，这段时间里的点位就是空的。备件策略要同时回答两个问题，哪些设备必须留备件，以及每样留多少。这两个问题都能用数据算，不必拍脑袋。
我们做项目时的顺序是先分级、再算量、最后管周转，下面把这三步拆开讲。
一、按影响面把设备分成三级
- 关键级：闸机机芯与读头、人脸抓拍机、控制器、显示大屏模组、核心交换机，这类坏了直接导致功能不可用或者场地无法开放，必须现场有件；
- 重要级：各类传感器、地磁节点、蓝牙信标、智能器材控制板，坏了影响数据完整性，但有旁路或者可以人工补录，按片区储备即可；
- 一般级：电源线、网线、接插件、滤网、扎带、普通开关电源，按消耗量补货，不占专项预算。
分级的判据只有一句话：坏了之后有没有替代路径。有替代的降到下一级，没有替代又影响对外开放的，无论单价贵贱都算关键级。
二、数量怎么算：一个可以直接套用的公式
单品种备件数等于在线台数乘年故障率，再乘到货周期折算成的年数，最后乘安全系数并向上取整。举两个算例：某片区在用传感器 100 台，年故障率 8%，到货周期 4 周约合 0.08 年，安全系数取 1.3，算式是 100 乘 0.08 乘 0.08 等于 0.64，再乘 1.3 约 0.83，向上取整留 2 台，加 1 台片区周转件，合计 3 台；闸机读头 20 台、年故障率 5%、到货 1 个月折合 0.083 年，算得约 0.83，同样留 2 台就够，不必按经验一备就是五台。
消耗型备件另算，按日均消耗乘补货周期再加安全库存。例如防尘滤网按 100 套设备、3 个月一换，一次采购覆盖两个周期共 200 套，随季度采购计划走即可。
三、必须留与只修不备的边界
下列必须现场留件：闸机读头与电机控制板、人脸抓拍机、核心交换机、控制器电源、传感器电池，以及按整屏百分之五储备的显示模组。下列建议只修不备：已经停产型号的整机、结构件与钣金、需要现场浇筑的底座，以及单价极高但年故障率低于百分之一的设备，这类走原厂寄修加临时替代方案更划算。还有一类要提前处理，就是厂商即将停产的型号，每半年查一次生命周期公告，一旦标记停产，立即按一年用量转为备件或者安排批量换型。
四、库存管理与三条落地建议
- 备件清单按上面的公式逐年重算，故障率用过去 12 个月的实际工单数据，不要用厂商给的理论值；
- 实行先进先出与季度盘点，电池类每半年测一次内阻，性能衰减的直接报废，不留到用时才发现是坏的；
- 与供应商谈寄售或者代管，把通用件压在供应商仓库、按实际领用结算，既保证到货周期又不占自己的现金流。